Leader mondial de l'intégration B2B

Champs d’application

The B2B Integration Application

Principes de fonctionnement Champs d’application Défis Bénéfices

Les grandes entreprises des secteurs de l’aérospatiale, l’automobile, la haute technologie et la fabrication industrielle achètent des billions de euros de marchandises chaque année. La plupart de ces achats consistent en des matières premières, des composants ou des produits finis qu’elles acheminent vers leurs usines de production afin de créer des produits. Il n’est pas rare qu’une entreprise de fabrication de 5 milliards de euros émette plusieurs centaines de milliers de bons de commande en l’espace d’une année.

Utiliser l’intégration B2B pour l’approvisionnement d’entreprise

Accusé de réception des commandes, modification, nouvel accusé de réception, livraison, facturation et paiement : les frais généraux associés à la gestion du cycle de vie de chacune de ces commandes sont énormes. Par exemple, il arrive souvent que les directeurs de l’approvisionnement ne sachent pas si une commande a été reçue par un fournisseur. Les acheteurs doivent alors appeler le fournisseur afin de vérifier s’il peut bien expédier la quantité de marchandises commandée, à l’adresse et à la date souhaitées.

D’autres problèmes surviennent lorsque les bons de commande sont communiqués aux fournisseurs par fax, e-mail ou téléphone. L’équipe de vente du fournisseur doit souvent prendre la liberté d’interpréter des données illisibles, de compléter les informations manquantes ou de substituer des articles en rupture de stock. Ces activités « à valeur ajoutée » effectuées lors du processus de saisie des données contribuent à une baisse de la qualité dans l’exécution des commandes.

Intégration B2B - Approvisionnement

Les technologies d’intégration B2B telles qu’EDI ou XML viennent à bout d’une grand partie de ces problèmes administratifs. Le bon de commande est envoyé par voie électronique aux applications d’exécution du fournisseur, à des fins de traitement immédiat. Un accusé de réception électronique peut être renvoyé à l’acheteur, confirmant la possibilité pour le fournisseur d’exécuter la commande, totalement ou partiellement, dans les conditions stipulées.

Utiliser l’intégration B2B pour le marchandisage

La plupart des produits achetés dans une épicerie, un grand magasin ou un centre de bricolage sont commandés et payés à l’aide des technologies d’intégration B2B. Mais avant de placer la commande, l’équipe de marchandisage doit décider de l’assortiment de produits à proposer dans les différents magasins. Pour pouvoir prendre ces décisions, les acheteurs doivent savoir quels produits sont disponibles auprès des fournisseurs.

La palette de produits offerte par les fournisseurs peut varier considérablement dans l’année. Si l’acheteur d’un grand magasin ne peut pas consulter le dernier catalogue de vêtements d’un fournisseur, il risque de commander un coloris, un style ou une taille qui ne se fait plus. Le temps que l’erreur soit repérée, il sera peut-être trop tard pour éviter les répercussions financières de l’épuisement d’une gamme de produits essentielle. De plus, le fournisseur peut décider d’envoyer un article de substitution qui risque de ne pas répondre aux besoins du détaillant et, de ce fait, d’être renvoyé.

D’autres problèmes peuvent survenir si le service de marchandisage d’une épicerie ne comprend pas très bien la politique tarifaire et la configuration d’emballage de chaque UGS. Par exemple, un acheteur commande 100 palettes de soupe à 1 euro la boîte. Cependant, pour refléter la hausse du coût des matières premières, le fournisseur a augmenté le prix, qui est maintenant de 1,25 euros la boîte. En outre, il a changé sa configuration d’emballage afin d’expédier 500 boîtes par palette, au lieu des 450 habituelles. Non seulement le détaillant reçoit plus de produits que prévu, mais le prix qu’il paye pour chaque article est plus élevé. Un long processus entre le détaillant et le fournisseur s’en suit alors, afin de déterminer la somme d’argent due au fournisseur.

Intégration B2B - Marchandisage

L’intégration B2B permet aux fournisseurs d’envoyer un catalogue électronique de toutes leurs gammes de produits, directement vers les systèmes de marchandisage de leurs clients détaillants. Cet échange de catalogue électronique est désigné par le terme « synchronisation des données ». L’échange de catalogue électronique réduit le risque de commander un produit en rupture de stock, ou de commettre une erreur de prix et d’emballage. En ayant accès à un catalogue à jour, l’acheteur du service de marchandisage peut envoyer un bon de commande électronique à son fournisseur.

Utiliser l’intégration B2B pour la gestion des entrepôts

À mesure que le stock progresse dans la chaîne d’approvisionnement, il demeure souvent dans un ou plusieurs entrepôts. Les détaillants possèdent des centres de distribution qui reçoivent les marchandises envoyées par les fournisseurs, puis les transfèrent vers les différents magasins. Les fabricants possèdent des entrepôts qui reçoivent les produits finis issus de leurs usines, puis les envoient à leurs clients.

Il n’est pas rare qu’un grand détaillant ou fabricant traite des dizaines de milliers d’envois par jour parmi l’ensemble de ses entrepôts. Par conséquent, il est essentiel de réduire au minimum les frais généraux associés au suivi des livraisons entrantes et des envois sortants d’un entrepôt. En outre, il est important que les rentrées et sorties de marchandises se fassent aussi rapidement que possible.

Intégration B2B - Gestion des entrepôts

Chaque article conservé dans un entrepôt représente du capital d’exploitation immobilisé sur le bilan du propriétaire. Le personnel chargé de la réception des marchandises a souvent du mal à gérer de façon optimale les opérations d’entreposage, car il ne connaît pas la date d’arrivée des envois. Comment pouvez-vous savoir combien de personnes assigner au déchargement des camions jeudi prochain, si vous ne connaissez pas la date d’arrivée des envois? Si vous ne connaissez pas la date d’arrivée des envois, il est difficile de prévoir quelle ligne de production ouvrir ou quels produits promouvoir dans vos magasins.

Vous risquez d’encourir des coûts significatifs si des travailleurs arrivent à l’usine alors que les matières premières ne sont pas encore là. Vous risquez aussi d’aliéner vos clients si vous faites la promotion d’un produit qui est en rupture de stock dans vos magasins. Pour réduire ces risques extrêmes, de nombreuses entreprises conservent un stock tampon dans leur chaîne d’approvisionnement (et leur bilan).

D’autres entreprises se retrouvent à payer des frais de transport supplémentaires pour expédier des envois à la dernière minute afin d’éviter l’épuisement des stocks. Les technologies d’intégration B2B telles qu’EDI viennent à bout d’une grand partie de ces problèmes de transparence. Les fournisseurs peuvent envoyer des avis préalables d’expédition directement de leur système d’entreposage vers les applications d’entreposage de leurs clients. Ainsi, le client connaît la date d’arrivée des différents envois, les transporteurs utilisés et le contenu des envois. L’équipe chargée de la réception des marchandises peut alors mieux planifier les horaires de travail et les opérations de production et réduire le stock tampon.

Utiliser l’intégration B2B pour le traitement des factures

Les multinationales reçoivent des millions de factures par an de leurs fournisseurs. Ces factures peuvent se rapporter à des achats de « matériaux directs », tels que des matières premières, des composants ou des produits finis. Sinon, elles se rapportent à des « matériaux indirects », à savoir services professionnels et d’externalisation ; fournitures informatiques et de bureau ; dépenses d’entretien, de réparation et d’exploitation.

Étant donné la quantité impressionnante de paperasserie qui y est associée, le traitement des factures a toujours été une activité peu productive au sein des grandes entreprises. Toutefois, ces dernières années, plusieurs pays ont instauré des règles qui permettent le traitement électronique des factures, entraînant ainsi des économies considérables.

Traditionnellement, les factures sont envoyées par la poste ou par e-mail. Dans ce cas, la facture doit être imprimée, puis ressaisie dans un système de comptes créditeurs. Si certaines informations importantes, telles que l’adresse de paiement ou le code de comptabilité générale liés à l’achat, sont omises, l’aide-comptable doit alors appeler le fournisseur pour obtenir les informations complémentaires. Une fois les informations de facturation capturées, elles doivent être validées avant que le paiement puisse être autorisé.

En général, la facture doit être comparée au bon de commande original et aux dossiers de réception de l’entrepôt. Les aides-comptables doivent confirmer que le montant facturé correspond bien au montant commandé et reçu. En cas de divergence, l’acheteur et le fournisseur doivent déterminer ensemble les sommes à payer.

Intégration B2B - Traitement des factures

Les technologies d’intégration B2B facilitent la facturation électronique, d’où une réduction considérable des coûts de traitement administratif. Les factures peuvent être envoyées par voie électronique, directement dans le système de comptes créditeurs de l’acheteur. Elles sont ensuite automatiquement validées et comparées aux dossiers de réception et bons de commande correspondants, afin de détecter d’éventuelles divergences. Finalement, les factures suivent un processus d’autorisation avant que le paiement soit effectué.

Étant donné la rapidité du processus, la facture peut être réglée plus rapidement. Souvent, l’acheteur demande une remise sur la facture en échange d’un paiement anticipé, afin de refléter les coûts imputés sur le capital d’exploitation.

Utiliser l’intégration B2B pour les paiements et les encaissements

Les entreprises, grandes et petites, doivent faire des paiements réguliers. Certains paiements sont destinés aux fournisseurs, pour les biens et services rendus, d’autres sont destinés aux employés pour les cycles de paie bimensuels. Aujourd’hui, la plupart des entreprises préfèrent utiliser des transferts électroniques de fonds, plutôt que des chèques papier. En outre, elles préfèrent utiliser des instructions électroniques pour informer leur banque du destinataire, de la date et du montant du paiement.

Grâce aux technologies d’intégration B2B, telles qu’EDI, XML et SWIFT, les entreprises peuvent envoyer des instructions de paiement électroniques directement aux banques. Les technologies B2B (par ex., messages EDI, XML ou SWIFT) utilisées pour envoyer des instructions de paiement aux banques contribuent à réduire les coûts administratifs et le risque de fraude. Une entreprise peut télécharger chaque jour un fichier vers sa banque, avec une liste de tous les paiements qu’elle souhaite effectuer. La banque achemine ensuite les fonds par voie électronique en utilisant divers canaux de paiement. Les paiements urgents et élevés sont effectués par virement électronique. Les paiements moins urgents de valeur moindre sont généralement traités à l’aide d’une chambre de compensation informatisée.

Intégration B2B - Paiements

Les entreprises doivent également encaisser des paiements auprès de leurs clients, qu’il s’agisse de consommateurs ou d’autres entreprises. La plupart de ces paiements sont effectués par voie électronique, à partir de sites Web de paiement de factures, par carte de crédit ou par virement électronique. Bien entendu, les entreprises souhaitent savoir quels fonds elles ont reçu. Par conséquent, un élément important du processus consiste pour les banques à envoyer des rapports quotidiens au service de comptes débiteurs de leur client, à propos des encaissements effectués.

Intégration B2B - Paiements

Plusieurs technologies d’intégration B2B peuvent être utilisées pour ce processus de création de rapports. Les normes EDI, XML, SWIFT et BAI peuvent être utilisées pour réduire les coûts administratifs associés au traitement des créances. Au lieu qu’un aide-comptable consigne chaque paiement reçu dans un grand livre, un seul fichier peut être téléchargé depuis la banque, directement vers le système de comptes créditeurs de l’entreprise.

Utiliser l’intégration B2B pour la trésorerie d’entreprise

Les grandes multinationales possèdent suivent des milliers de comptes bancaires répartis dans plus de 100 pays. Les comptes locaux sont utilisés pour payer les fournisseurs, employés, investisseurs, pensions ou organismes gouvernementaux dans chaque pays. Ils servent également à encaisser les paiements des organismes gouvernementaux, entreprises et consommateurs.

Certains jours, les entreprises peuvent encaisser plus d’argent qu’elles n’en déboursent en paiements. Par conséquent, elles se retrouvent avec un excédent de trésorerie en fin de journée, que le service de trésorerie cherchera à optimiser. Dans la plupart des cas, cet excédent de trésorerie est investi dans un compte rémunéré au jour le jour.

Idéalement, une entreprise investirait tous les fonds disponibles et chaque compte indiquerait un solde nul à la fin de chaque journée de travail. D’autres jours, les entreprises peuvent débourser plus en paiements qu’elles n’encaissent. Par conséquent, elles affichent un déficit de trésorerie en fin de journée, que le service de trésorerie doit combler. Les entreprises peuvent faire appel à une ligne de financement bancaire, ou collecter des fonds sur le marché financier. Plus tôt un trésorier aura identifié un éventuel déficit de trésorerie, plus il disposera de temps pour organiser un financement (généralement à un coût d’emprunt moindre). Pour pouvoir identifier un excédent ou un déficit de trésorerie, il faut pouvoir obtenir un solde bancaire précis de chaque compte.

Intégration B2B - Trésorerie

D’habitude, les trésoriers contactent les banques par Internet, téléphone, fax et e-mail pour obtenir ces informations. Cependant, le processus manuel de collecte des données est fastidieux et peut ralentir le recueil des informations nécessaires pour prendre des décisions relatives aux investissements et aux emprunts. Les technologies d’intégration B2B permettent aux services de trésorerie d’obtenir un flux d’informations de chaque banque concernant le solde des comptes. Ces informations peuvent être acheminées directement par voie électronique vers une application Treasury Workstation, qui prévoit automatiquement les situations de trésorerie. Les soldes intra journaliers et de fin de journée peuvent être obtenus à l’aide des normes d’intégration XML et SWIFT, notamment.

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